在香港注冊(cè)的有限公司，都需要根據(jù)香港公司法委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責(zé)任，及維持公司基本的運(yùn)作。
公司秘書乃法定職位，其職務(wù)包括向公司注冊(cè)處申報(bào)有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動(dòng)；亦需為董事局?jǐn)M備公司的會(huì)議議程、籌備周年股東大會(huì)及對(duì)相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。
一、秘書的任職資格
公司秘書可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。
?。?span>1）若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港；
?。?span>2）若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊(cè)地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。
上市公司對(duì)秘書的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國(guó)特許秘書及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師，而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。
根據(jù)法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當(dāng)一份檔應(yīng)由董事和秘書聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。
二、秘書的責(zé)任
公司秘書的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來說，秘書應(yīng)確保公司的運(yùn)作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:
?。?span>1） 參加股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫會(huì)議記錄；
（2）在董事會(huì)的指示下，發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人員；
?。?span>3）秘書有時(shí)應(yīng)加簽檔和蓋章；
?。?span>4）處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜；
?。?span>5） 保存會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、董事和秘書名冊(cè)、抵押名冊(cè)；
?。?span>6）按規(guī)定向公司注冊(cè)處提交有關(guān)文件， 例如年度報(bào)表，更改董事或股東的通知等。
擴(kuò)展資料：
秘書需要有以下五方面的能力：
一、多元化才能
秘書應(yīng)用懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。
二、組織能力
秘書應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。
三、溝通能力
秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。
四、獲取新知識(shí)的能力
秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。
五、團(tuán)隊(duì)合作能力
秘書要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
參考資料來源：百度百科-法定秘書服務(wù)